SaaS ersetzen durch Eigenentwicklung: Wann sich der Wechsel rechnet und wann nicht

Es ist eine der auffälligsten Bewegungen im Softwaremarkt gerade: Unternehmen kündigen teure SaaS-Verträge und ersetzen die Tools durch eigene, KI-gestützt entwickelte Lösungen. Was vor drei Jahren wirtschaftlicher Unsinn gewesen wäre, ist heute oft die rationalere Rechnung. Aber eben nur oft, nicht immer. Dieser Artikel gibt dir die Kriterien für eine ehrliche Entscheidung, inklusive der Fälle, in denen wir selbst vom Wechsel abraten.

Warum das Thema gerade jetzt kippt

Zwei Kurven haben sich gekreuzt. Die eine: SaaS-Preise steigen seit Jahren zuverlässig, per Preiserhöhung, per Umstellung auf teurere Pakete, per nutzerbasierter Abrechnung, die mit dem Unternehmen mitwächst. Die andere: Die Kosten individueller Entwicklung sind durch KI-gestützte Methoden drastisch gefallen. Was früher 80.000 Euro kostete, liegt heute oft bei einem Viertel davon. Wo sich diese Kurven kreuzen, wird aus der Dauerkarte ein Eigenheim: einmal bauen statt für immer mieten.

Die Break-even-Rechnung an einem realistischen Beispiel

Nehmen wir einen Mittelständler, der 40.000 Euro jährlich für eine Branchensoftware zahlt, von der das Team im Alltag ein Fünftel der Funktionen nutzt. Die Alternative: eine individuelle Lösung, die genau diese genutzten Prozesse abbildet, sagen wir für einmalig 25.000 Euro plus 590 Euro monatlich für Betrieb und Pflege.

Rechnung über drei Jahre: Der Standard kostet 120.000 Euro, und danach geht es im selben Takt weiter. Die Eigenentwicklung kostet rund 46.000 Euro, danach nur noch das Care-Abo von gut 7.000 Euro jährlich. Der Break-even liegt in diesem Beispiel bei etwa neun Monaten. Selbst wenn das Projekt 50 Prozent teurer wird als geplant, verschiebt er sich nur um wenige Monate. Die Rechnung wird umso deutlicher, je länger der Zeithorizont: Software ist ein Werkzeug für Jahre, und Lizenzkosten enden nie.

Wichtig für die eigene Kalkulation: Rechne auf der SaaS-Seite ehrlich alle Posten ein, also auch Aufpreise für Nutzer, Module und Support, und auf der Eigenbau-Seite ehrlich die laufende Pflege. Eine Eigenentwicklung ohne Betriebskonzept ist keine Ersparnis, sondern eine tickende Uhr.

Sechs Kriterien: Wann der Wechsel sinnvoll ist

Aus unseren Projekten haben sich sechs Fragen als Entscheidungsraster bewährt. Je öfter du mit Ja antwortest, desto stärker der Fall für den Wechsel:

1. Nutzt ihr weniger als die Hälfte des Funktionsumfangs? Der ungenutzte Rest ist der Teil deiner Lizenz, der reine Verschwendung ist.
2. Verbiegt das Tool eure Prozesse? Wenn Workarounds, Exportlisten und Excel-Nebenbuchhaltungen existieren, zahlt ihr doppelt: Lizenz plus Reibungsverlust.
3. Liegen die Jahreskosten über etwa 15.000 Euro? Darunter wird die Wechselrechnung eng, darüber öffnet sie sich mit jeder Preisrunde weiter.
4. Ist das Tool ein abgrenzbares Einzelsystem? Ein Planungstool, ein Portal, eine Branchenlösung: gut ersetzbar. Ein tief verwachsenes Kernsystem: siehe unten.
5. Wächst die Rechnung mit euch? Nutzerbasierte Preise bestrafen Wachstum. Eigene Software kostet bei Nutzer 50 dasselbe wie bei Nutzer 15.
6. Gibt es Anbieterrisiken? Angekündigte Preiserhöhungen, Abkündigungen, aufgezwungene Cloud-Migrationen oder ein Anbieter, der Support abbaut, sind Vorboten, die man ernst nehmen sollte.

Wann du beim Standard bleiben solltest

Ehrlichkeit gehört zur Beratung, also klar gesagt: Es gibt Fälle, in denen wir abraten. Ein komplettes ERP zu ersetzen ist ein Mehrjahresprojekt mit eigenem Risikoprofil, das hat mit der Tool-Ablösung hier nichts zu tun. Hochregulierte Kernsysteme mit Zahlungsverkehr oder Zulassungspflichten gehören zu Spezialisten mit entsprechenden Zertifizierungen. Und bei Software unter etwa 10.000 Euro Jahreskosten, die gut funktioniert und kaum Reibung erzeugt, ist der Wechsel schlicht nicht das dringendste Projekt. Die besten Kandidaten sind die Tools dazwischen: teuer, halb genutzt, prozessfremd.

Der risikofreie Weg, es herauszufinden

Die gute Nachricht: Du musst die Entscheidung nicht am Schreibtisch treffen. Unser Ablauf ist darauf gebaut, das Risiko umzudrehen: Wir analysieren im Erstgespräch dein bestehendes Tool und deine Prozesse, bauen den wichtigsten Teilbereich als funktionierende Software und zeigen ihn dir, kostenlos und vor jedem Vertrag. Das alte Tool bleibt so lange in Betrieb, bis das neue produktiv läuft, inklusive strukturierter Datenmigration und Parallelphase. Wie das im Detail funktioniert, steht auf unserer Seite zum Thema Standardsoftware ersetzen. Und was Projekte dieser Art kosten, haben wir mit konkreten Spannen aufgeschrieben.